W 2020 roku wiele firm przeszło w całości lub częściowo na pracę zdalną. W innych cięto koszty. Wszystko to wymusza na wielu najemcach odpowiedź na pytanie: co zrobić, gdy wynajmowane biuro w Warszawie czy innym mieście jest za duże w stosunku do potrzeb? Jak zaoszczędzić na wynajmie biura?

W domu zamiast w biurze

O ile wcześniej pojęcie pracy zdalnej nie było w większości firm praktykowane, to w czerwcu 2020 r. w ten sposób pracowała już co dziesiąta osoba. Odsetek ten rósł wraz z wielkością przedsiębiorstwa. Wg danych Głównego Urzędu Statystycznego w najmniejszych firmach pracowało tak 8 proc. osób. W dużych, które mają najbardziej przepastne biura, zdalnie pracowało 11 proc. pracowników. W rzeczywistości jednak biurowce opustoszały w jeszcze większym stopniu, w kuluarach mówi się że do pracy w biurze przychodziło raptem 30% zatrudnionych.

Przejście na taki tryb pracy deklarowały najczęściej podmioty posiadające duże biura wynajmowane w Warszawie, Gdańsku, Krakowie i Wrocławiu, rzadziej te z mniejszych miejscowości, a najmniej chętnie na północnym-wschodzie Polski. Widać wyraźnie, że między innymi dlatego coraz więcej najemców zastanawia się, co zrobić, gdy mają biuro za duże do swoich potrzeb. Jak zaoszczędzić na wynajmie biura w Warszawie czy Krakowie, gdy większość pracowników pracuje z domu?

Oszczędność przez współdzielenie

Coworking dotychczas dotyczył głównie freelancerów i mikrofirmy, którzy dzielili ze sobą przestrzeń biurową. Teraz robią tak również większe firmy. Brak spotkań na żywo, przeniesienie działań do sieci, mniej pracy na miejscu sprawiają, że coraz więcej osób zastanawia się, co zrobić, gdy wynajmowane biuro jest za duże do ich aktualnych potrzeb.

Dawniej ciągnące się kilometrami korytarze czy przepastne gabinety w firmach były oznaką siły i prestiżu. Dziś i tu dotarła moda na umiar. Popularna ekonomia współdzielenia skłania do tego, by nie marnować niepotrzebnie przestrzeni. Przy posiadaniu większej powierzchni taki model sprawdza się najlepiej, gdy przestrzeń dzieli maksymalnie kilka firm. W Twojej firmie część wynajmowanej powierzchni stoi pusta? Warto coś z tym zrobić i tym samym obniżyć koszt najmu biura.

Jak podzielić przestrzeń?

Problemem wielu firm jest to, że mają zbyt wielkie biuro jak na swoje potrzeby, ale nie wiedzą, jak podzielić duże biuro na wynajem w Warszawie lub innym mieście tak, by było atrakcyjne dla ewentualnych podnajemców. – Gdy firma jest najemcą kilku pięter, wówczas jedno z nich można podnająć autonomicznie. – wyjaśnia Jerzy Węglarz z firmy Biuro Na Miarę, doradzającej firmom w najmie powierzchni biurowej. – W innym przypadku można fizycznie oddzielić część biura lub spróbować podnająć poszczególne pomieszczenia biurowe, jednocześnie współdzieląc kuchnię, łazienkę czy sale konferencyjne – dodaje. Podpowiada też, by renegocjować z właścicielem umowę najmu, gdy jej okres dobiega końca. Jeśli branżę dotknęło spowolnienie, można porozmawiać o obniżce czynszu lub w porozumieniu z właścicielem zmniejszyć wynajmowaną powierzchnię.

Zmiksuj z coworkingiem

Jeśli podpisując nową umowę najmu nie jesteśmy pewni ile powierzchni faktycznie będzie nam potrzebne, aby nie ryzykować na wynajmie zbyt dużego biura, można połączyć najem tradycyjnej powierzchni z biurem coworkingowym w tym samym budynku. – W tym celu konwencjonalne biuro wybieramy znacznie mniejsze niż aktualna potrzeba, ale w razie powiększania zespołu lub projektu wymagającego dodatkowej powierzchni, można dobrać ją w biurach serwisowanych (coworkingu) na elastycznych warunkach najmu, w tej samej lokalizacji. – podpowiada Węglarz. 

Dopasowanie do trybu pracy

Na obniżenie kosztów najmu biura może wpłynąć też zmiana modelu pracy, czyli na przykład:

• praca zdalna na stałe dla części zespołu,
• hot desking dla tych, którzy korzystają z biura nieregularnie w ciągu dnia,
• coworking dla pracowników terenowych,
• praca na zmianę w ramach jednego działu,
• system mieszany (np. biuro + home office, jeden wolny dzień w tygodniu itp.).

Wszystko to sprawia, że dzięki rotacji pracowników na miejscu potrzebna jest mniejsza przestrzeń.

Biuro na każdą kieszeń

Jak jeszcze można zaoszczędzić na wynajmie biura? Na koniec najprostsze rozwiązanie: jeśli istnieje możliwość wypowiedzenia umowy najmu, zawsze można poszukać biura w tańszej lokalizacji poza centrum lub budynku niższej klasy, z niższą stawką czynszu. Umiar i nowatorskie wykorzystanie powierzchni przestały być ujmą. Biura na wynajem w wersji ekonomicznej można znaleźć poprzez wyszukiwarkę Biuro Na Miarę, wybierając filtr “Na każdą kieszeń”.

Jeśli masz zbyt duże, za drogie, problematyczne biuro, nie zwlekaj i już dziś podejmij działania, które dostosują je do nowych potrzeb i nadchodzących standardów. Zacznij od skontaktowania się z nami na [email protected] lub pod nr telefonu 22 102 12 11.