Ważne pytania, zanim zaczniesz szukać biura

Wybór nowego biura może okazać się nie lada wyzwaniem, bo ta decyzja będzie miała wpływ na wiele obszarów funkcjonowania Twojej firmy. Niewłaściwy wybór lokalizacji może kosztować nie tylko utratę klientów, ale i pracowników. Trzeba się zastanowić nad tym, jakie będą potrzeby firmy w przyszłości, nie tylko na obecnej sytuacji.

Szczególnie dlatego, że przy powierzchniach biurowych właściciele z reguły wymagają umów na 3-5 lat. Aby dokonać dobrego wyboru, należy zadać sobie kilka ważnych pytań. Specjaliści z Biuro na miarę podpowiadają jak przygotować się do poszukiwań.

Czy jest miejsce na rozwój?

Każda firma powinna mieć na uwadze nie tylko obecne potrzebny, ale również potencjalny rozwój i inne czynniki, które mogą spowodować potrzebę dodatkowej powierzchni w trakcie trwania umowy. Jeśli obecna sytuacja nie pozwala na wynajęcie nieco większej powierzchni, która pozwoli się powiększać, rozwiązaniem może być negocjowanie krótszego okresu najmu lub zapisu, który pozwoli na pierwszeństwo wynajmu sąsiadującej powierzchni, gdy ta się zwolni.

Czy lokalizacja odpowiada moim najlepszym pracownikom?

Zastanów się, gdzie mieszkają i czym dojeżdżają do pracy Twoi najcenniejsi pracownicy i czy nowa lokalizacja będzie dla nich komfortowa. Długie dojazdy do pracy i stanie w korkach mogą ich skutecznie zniechęcić i zmusić do zatrudnienia w lepiej skomunikowanym miejscu.

Czy lokalizacja jest dobra dla klientów?

Twoje biuro powinno być dostępne również dla klientów. Jeśli regularnie odwiedzają Twoją siedzibę, wzrost kosztów dojazdu może zacząć  im doskwierać i nie będą już tak skłonni do odwiedzin. Jeśli planujesz zmieniać dobrze zlokalizowane biuro, na tańsze ale dalej od centrum, zastanów się czy zmniejszenie wydatków nie spowoduje utraty klientów. Nawet w erze nowych technologii i możliwości wideokonferencji, spotkania twarzą w twarz nadal są ważnym elementem prowadzenia biznesu.

Jak firma będzie postrzegana w tym biurze?

Zastanów się, jak będzie wyglądać Twoja firma w nowej szacie. Twoje biuro jest czymś więcej niż układem ścian. To będzie również sygnał dla Twoich klientów, pracowników, kontrahentów jaka jest Twoja pozycja na rynku i jak chcesz aby Cię postrzegali. Drogie biuro w prestiżowej lokalizacji może być sygnałem, że Twoja usługa będzie sporo kosztować, ale z drugiej strony jeśli budynek trąci myszką, mogą paść podejrzenia o słabą kondycję finansową przedsiębiorstwa.

Jakie mogą być dodatkowe koszty?

Dokładne określenie w kalkulacji wszystkich kosztów wynajmu powierzchni, urządzenia biura czy kosztów przeprowadzki nie jest takie oczywiste, bo mogą się pojawić ukryte wydatki. Współpraca z profesjonalnym brokerem może być kluczem do zrobienia prawidłowej kalkulacji budżetu przy zmianie siedziby.

Czy jest gdzie zaparkować?

Jeśli teraz pracujesz przy mało ruchliwej ulicy, albo masz kilka dedykowanych miejsc parkingowych za niewielkie pieniądze dla siebie i Twoich pracowników, powinieneś się cieszyć. W nowym miejscu sytuacja może być diametralnie różna i trzeba to sprawdzić zanim będzie za późno. Może się bowiem okazać, że miejsce na parkingu kosztuje 200 EUR albo dla całej firmy należy się tylko jedno. Dodatkowo, jeśli regularnie odwiedzają Cię klienci, przydałoby się mieć dla nich przestrzeń do zaparkowania, aby nie musieli później szukać samochodu na parkingu straży miejskiej J

Czy mogę dzielić biuro z inną firmą?

Dzielenie powierzchni biurowej z inną firmą pozwoli Tobie oszczędzić nie tylko na koszcie wynajmu, ale również na kosztach powierzchni wspólnych, takich jak kuchnia czy łazienka, bo będziecie się na nią składać solidarnie.

Dodatkowym atutem umieszczenia na jednej powierzchni innego biznesu może być udana współpraca. Zaleca się łączenie firm z branż, które się uzupełniają, np. architekt z budowlańcem, czy Public Relations z grafikiem stron internetowych.

Co będzie jeśli sprzedamy firmę w trakcie trwania umowy?

Jeśli planowane są zmiany właścicielskie w spółce, trzeba pamiętać aby odpowiedzialność w trakcie całego okresu umowy najmu nie spoczywała na tym kto ją podpisywał. Nie ma w tym nic fajnego, kiedy dowiadujesz się, że nowy właściciel nie płaci za najem, a właściciel budynku chce abyś pokrył jego straty.

Jak zabezpieczyć miejsce i wysokość czynszu w przyszłości?

Wyobraź sobie, że bardzo dobrze pracuje Ci się w Twoim nowym miejscu i niedługo kończy się okres trwania umowy. Ostatnią rzeczą o jakiej chcesz się wtedy dowiedzieć jest informacja, że właśnie ktoś wprowadza się na Twoje miejsce albo, że Twój czynsz rośnie o połowę. Dlatego już na początku można negocjować pierwszeństwo przy odnawianiu kontraktu oraz widełki cen, o jakie maksymalnie może wzrosnąć odnawiany czynsz.

Wynajmij biuro dopasowane do potrzeb Twojej firmy, napisz do nas na [email protected] lub zadzwoń pod nr 22 102 12 11. www.biuronamiare.pl