Elitarny zawód prawnika zasługuje na miejsce godne wykonywanego zawodu. Kancelaria nie powinna zatem przyjmować swoich klientów w mieszkaniu w kamienicy bez windy czy bloku z wielkiej płyty. Profesjonalnie skrojone na miarę biuro pozwala wznieść się na wyżyny wykonywanego zawodu i z radością przyjmować klientów – tutaj z pomocą przychodzę ja.

Wirtualne biuro czy prywatny gabinet?

Posiadając prywatny gabinet, czy pełnometrażowe biuro w budynku biurowym, raczej nie będziemy mieli problemów z identyfikacją firmy w oczach urzędów państwowych. Schody pojawiają się, gdy pod jednym (wirtualnym) adresem lub w budynku mieszkalnym zarejestrowanych jest wiele firm. Zmiany przepisów, które nastąpiły w 2017 roku dotyczące podatku VAT, mają na celu przede wszystkim weryfikację realności i intencji firm rejestrowanych w takich miejscach. Spowodowało to znaczące wydłużenie procesu rejestracji spółek, czasem nawet o kilka miesięcy. Dodatkowo taki podmiot na kontrolę izby skarbowej, o czym pisaliśmy w poprzednich artykułach. Z moich obserwacji wynika, że prawnicy, którzy zaczynali swoją przygodę w małym pokoju biurowym, lecz w budynku komercyjnym, znacznie szybciej się rozwijali przenosząc do większych lokali, aniżeli Ci, którzy zdecydowali się wynająć mieszkanie „pod biuro” lub biuro wirtualne.

Jak Cię widzą tak Ci płacą – kamienica czy biurowiec?

Na przestrzeni lat utarł się stereotyp posiadania biura w kamienicy, która ma oddawać ducha tej pięknej dziedzinie i historią nawiązywać do starożytnego Rzymu, czyli kolebki nauki prawa. Odrestaurowane kamienice, których na rynku warszawskim i regionalnym nie brakuje, są wciąż najchętniej wybieranym typem budynku dla firmy z branży prawniczej.

Natomiast mamy XXI wiek, kamienice zdążyły się zestarzeć, a biurowce kuszą zachętam i finansowymi i coraz większą elastycznością. Jakość wykonywanych usług liczy się najbardziej, na co składa się również otoczenie biznesowe i udogodnienia dla klientów. Nie oznacza to, że prawnicy muszą teraz masowo przenosić się do drapaczy chmur, ale widać już coraz większą grupę kancelarii prawnych wybierających właśnie biurowiec jako swoją docelową siedzibę.

Grupa docelowa determinuje lokalizację

Wygoda klienta przede wszystkim – takim przekonaniem powinni się kierować prawnicy wybierający swoją przyszłą, kolejną lub docelową siedzibę. Większość kancelarii wybiera lokalizację w Śródmieściu ze względu na łatwość dotarcia do nich przez potencjalnych klientów. Jednak posiadanie biura w centrum ma też swojego minusy – miejsca parkingowe, których jest zawsze za mało i są za drogie. Kto wie czy nie chętniej byłoby potencjalnym klientom dojeżdżać samochodem poza centrum, gdzie mieliby zagwarantowane miejsce parkingowe. Ukierunkowanie kancelarii na wybraną grupę klientów będzie rzutowało na wybór lokalizacji, np. blisko sądu, głównego kontrahenta lub mieszkańców innych dzielnic, w których ten biznes będzie konkurencyjny.

Najchętniej układ mieszany

Nie ulega wątpliwości, że partnerzy kancelarii prawnych w większości przypadków chcą pracować w oddzielnych gabinetach. Nie ma się co dziwić. Poufność rozmów i danych osobowych jest obecnie tematem szczególnie wrażliwym po zmianach przepisów (tzw. RODO), które nastąpiły w ostatnim czasie.

Z mojego doświadczenia, poniżej przedstawiam przepis na idealne biuro dla kancelarii liczącej ok. 10 osób, z czego połowę stanowią partnerzy, zaś drugą połowę obsługa biura, pomocnicy, aplikanci. Biuro to będzie indywidualną przestrzenią (bez części współdzielonych z innymi firmami), i składa się z:

• 2-3 niedużych gabinetów dla partnerów,
• kilkuosobowej przestrzeni otwartej dla pracowników wspierających,
• recepcji, obsługującej również działania administracyjne,
• 1 salę konferencyjną dla 8 osób,
• kuchnia z jadalnią do przygotowywania i spożywania posiłków,
• toalety.
• 2-3 miejsca parkingowe dla partnerów i gości

Oczywiście w zależności od wielkości kancelarii te wymagania będą różne, powyżej przedstawiłem przypadek najczęściej spotykany. Na szczęście w Biuro Na Miarę dysponujemy wszystkimi potrzebnymi narzędziami, które trudny proces poszukiwania i wynajmu biura zamienią w „bułkę z masłem”.

Tomasz Węglarz – Spec Od Biur