Jeżeli w lokalu pracują ludzie, musi on spełniać określone wymogi techniczne. Zmiana przeznaczenia lokalu z mieszkalnego na biurowy wymaga formalnego zgłoszenia oraz konsultacji z architektem. Lokal przede wszystkim musi gwarantować bezpieczeństwo i stwarzać warunki do pracy stałej przebywającym w nim ludziom.

KLUCZOWE KWESTIE, KTÓRE TRZEBA UWZGLĘDNIĆ:

1. Metraż adekwatny do wielkości firmy i funkcjonalny układ biura. Na każdego zatrudnionego pracownika powinno przypadać co najmniej 13 m3 wolnej objętości tego pomieszczenia oraz co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi, niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęty, meble itp. Ponadto powinniśmy przeanalizować potrzeby związane ze specyfiką naszej firmy – np. czy przychodzą do nas klienci i gdzie ich przyjmiemy? Czy naszym pracownikom lepiej będzie pracować razem na otwartej przestrzeni, czy raczej w osobnych gabinetach? Jeśli lokal wymaga większych zmian, to zdecydowanie lepiej skorzystać z pomocy architekta, który zaprojektuje funkcjonalne i ergonomiczne biuro idealnie dopasowane do specyfiki naszej firmy.

2. Wysokość sufitu minimum 3 m. Co prawda dopuszcza się pracę ludzi nawet w lokalu o wysokości 2,5 m, ale tylko jeśli zamontujemy wentylację mechaniczną, co nie zawsze jest możliwe, a dodatkowo kosztowne. Lokale mające wysokość 3 m znajdziemy w kamienicach, lokale w budynkach z tzw. „wielkiej płyty” zazwyczaj mają 2,5 m wysokości, a w nowym budownictwie wysokość sufitu to 2,6 – 2,7 m.

3. Wentylacja, która zapewni odpowiednią cyrkulację powietrza. Pamiętajmy, że w lokalu przez 8 godz. oprócz pracujących ludzi, będą działać komputery, sprzęty biurowe czy sprzęty kuchenne generujące ciepło. Niska jakość powietrza spowoduje senność i gorsze samopoczucie pracowników, co w efekcie przełoży się na ich niską wydajność.

4. Równomierne oświetlenie i dostęp do światła dziennego. Natężenie sztucznego światła na przeciętnym stanowisku pracy biurowej (Zgodnie z normą PN-EN 12464-1:2012P), powinno być równomierne i wynosić nie mniej niż 500 luksów. Równie ważna jest jakość światła dziennego. Stosunek powierzchni okien do powierzchni podłogi w miejscu pracy stałej powinien wynosić co najmniej 1:8.

5. Ochrona przeciwpożarowa. Lokal do pracy stałej musi spełnić szereg przepisów przeciwpożarowych, takich jak m.in. zastosowanie materiałów ognioodpornych, odpowiednie oznakowania, gaśnice. Przed rozpoczęciem działalności lokal użytkowy musi zostać odebrany przez Straż Pożarną. Musimy jednak pamiętać, że w pierwszej kolejności odpowiednie wymogi musi spełniać budynek (odpowiednie szerokie klatki schodowe, drogi ewakuacyjne itp.).

6. Spełnienie warunków sanitarno-higienicznych. Zmiana funkcji lokalu z mieszkalnej na użytkową może wiązać się z koniecznością dostosowania instalacji i dostaw mediów. Kwestia ta wymaga ustalenia z Inspekcją Sanitarną.

Przekształcenie mieszkania na biuro – o ile jest to możliwe – jest dość czasochłonne, wiąże się z kosztami i załatwieniem wielu formalności. Z kolei niedopełnienie tego obowiązku to ryzyko wysokich konsekwencji finansowych, lub, co gorsza, nawet zakaz korzystania z lokalu (szczegółowo pisaliśmy o tym tutaj). W procesie poszukiwania miejsca na siedzibę naszej firmy warto więc kierować się nie tyle kwestią oszczędności, co zdrowym rozsądkiem. W pierwszej kolejności najlepiej rozważyć biuro w budynku stricte biurowym. Będziemy mieli wówczas pewność, że spełnia on wszystkie przepisy związane z bezpieczeństwem i BHP. Wartością dodaną siedziby w biurowcu jest także otoczenie biznesowe, dodatkowe usługi takie, jak recepcja, ochrona, reprezentacyjne lobby, parking dla najemców i ich klientów i wiele innych udogodnień, których nie otrzymamy wynajmując lokal w budynku mieszkalnym.

Jeśli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w procesie wynajmu biura napisz do nas na [email protected] lub zadzwoń pod nr tel. 22 102 12 11. Nasi specjaliści przygotują oferty biur skrojonych na miarę Twoich potrzeb, doradzą najlepsze rozwiązania, skutecznie poprowadzą proces negocjacji najkorzystniejszych warunków umowy.