Biura na nowo. Co koronawirus zmieni w projektowaniu biur i stylu pracy?

Przez pandemię koronawirusa wiele firm z dnia na dzień musiało przejść w tryb pracy zdalnej, zostawiając swoje biura niemal zupełnie puste. Aktualnie firmy wracają do normalności, część pracowników wróciła do biur, niektóre firmy stosują rotacyjny system pracy, inne chcą zamienić biuro na mniejsze, ponieważ praca na home office zdaje u nich egzamin. Na ile Covid-19 wpłynie na projektowanie przyszłych biur oraz styl pracy firm?

Biuro przygotowane na pandemię

Czy koronawirus spowoduje rewolucję w samym projektowaniu przestrzeni biurowych? Z naszych obserwacji i zebranych opinii wynika, że nie. Jeżeli coś rzeczywiście zmieni się w projektowaniu, to po to, by biura były przygotowane na podobne niespodzianki w przyszłości. Zmianie musi ulec zachowanie ludzi, podejście firm i wzajemna dbałość o wspólne bezpieczeństwo.

Z pewnością dezynfekcja, to słowo klucz. Płyny dezynfekujące przy wejściu, w toaletach, przy stanowiskach pracy zostaną z nami na dobre. W dużych firmach będzie dość trudno na bieżąco dezynfekować wszystkie przyciski, klamki, czy poręcze. Dlatego stopniowo wprowadzane będą systemy i urządzenia działające bezdotykowo (na czujkę obecności, czujkę zbliżeniową lub sterowane głosem), takie jak np. automatycznie rozsuwane drzwi, bezdotykowe urządzenia w toaletach (bateria umywalkowa, spłuczka, podajnik mydła), oświetlenie działające na obecność lub głos, bezdotykowe atomizery z płynem dezynfekującym i inne.

Kwestią problematyczną są miejsca socjalizacji pracowników, takie jak popularne strefy chillout, kuchnie, jadalnie, sale konferencyjne. W takich przypadkach trzeba będzie stosować regularną dezynfekcję miejsca po każdym użytkowaniu. Z kolei stanowiska pracy będą musiały być dość łatwe w dezynfekcji, zatem gromadzenie stosu rzeczy na biurkach jest niewskazane. Trzeba będzie zatem pomyśleć o szafkach przypisanych do pracowników, w których będą mogli przechowywać swoje rzeczy. Szczególnie w sytuacji, gdy firma zdecyduje się na zmianowy system pracy. Przy biurkach można zamontować dodatkowo ścianki lub przegrody z pleksy. Najważniejsze jednak, by pamiętać o przepisowych odstępach między pracownikami. 

Co jeszcze może ulec zmianie? Większość tradycyjnych spotkań już teraz z powodzeniem zastępują wideorozmowy. Być może w przyszłości zamiast dużych sal konferencyjnych, firmy będą decydować się na kilka mniejszych salek, za to dobrze przystosowanych do prowadzenia profesjonalnych wideokonferencji. Dużo mówi się też o tym, że ze względów bezpieczeństwa, osoby spoza firmy nie powinny przebywać w miejscach stałej pracy pracowników. Dla takich osób z zewnątrz tj. kurierów, klientów, czy gości, już teraz wydzielane są w wielu miejscach specjalne strefy, z recepcją, salą konferencyjną dla gości i toaletą.

Nie bez znaczenia jest też zapewnienie dobrej jakości powietrza zarówno w tych właśnie strefach, jak i innych pomieszczeniach biurowych. Można to osiągnąć wprowadzając specjalne systemy sterylizacji powietrza, dodatkowe urządzenia filtrujące i ozonujące lub systemy działające niezależnie np. osobne na piętrach, co zapobiegnie rozprzestrzenianiu się bakterii.

Koniec ery open space’ów?

Wiele portali i podmiotów branżowych spekuluje, że koronawirus spowoduje koniec tak popularnych i ekonomicznych open space’ów. Z naszego doświadczenia wynika, że niewielu jest klientów chcących zupełnie zamienić open space na zamykane pokoje. Trzeba sobie szczerze powiedzieć, że wyizolowanie pracowników w osobnych gabinetach na niewiele się zda, jeśli będą mijali się kilka razy dzienne w kuchni, na korytarzu czy w toalecie. Poza tym wydzielone gabinety zwiększają metraż na osobę oraz są znacznie droższe w budowie niż open space. Dlatego bardzo mało prawdopodobnym jest, że firmy zupełnie zrezygnują z open space’ów. 

Układy biur na pewno zmienią się, ale głównie pod względem wielkości pomieszczeń pozwalających na zachowanie większego dystansu pomiędzy osobami. Open space można podzielić na mniejsze, bezpieczniejsze strefy wykorzystując do tego np. ścianki systemowe, meble, roślinne ekrany. Zaletą takich “ścian” jest ich mobilność, co z kolei pozwala na szybką modyfikację układu biura w zależności od potrzeb. W jednej takiej wydzielonej (i wyróżnionej chociażby kolorem) strefie mogłyby przebywać osoby z tego samego działu lub na co dzień współpracujące ze sobą, aby ograniczyć zbędne wędrówki po biurze. Można też wyznaczyć i oznaczyć za pomocą różnych kolorów wykładziny ciągi komunikacyjne (najlepiej jednokierunkowe, bez konieczności mijania się). Ważne jednak, żeby przebiegały one z dala od biurek, przy których pracują inni ludzie. Kolorami wykładzin można też wyznaczyć bezpieczną, min. 1,5-metrową strefę buforową wokół każdego stanowiska pracy.

Dystans 1,5 m, a mkw. na jednego pracownika

Aktualne wytyczne zawarte w Rozporządzeniu Rady Ministrów z 19 czerwca 2020 r. narzucają odstęp pomiędzy pracownikami (od głowy do głowy) co najmniej 1,5 m. Konieczność utrzymania takiej odległości między stanowiskami pracy w niektórych przypadkach może przełożyć się na mniejsze zagęszczenie biurek np. na open space, a tym samym większą liczbę mkw. przypadających na osobę. Generalnie jednak te wytyczne nie odbiegają zbytnio lub czasem nawet wcale od dotychczas projektowanych przestrzeni. Przyjmując zatem wymagane 1,5 m dystansu między osobami oraz uwzględniając możliwość przemieszczania się bez wchodzenia w bezpieczną strefę buforową innego pracownika, w pokoju o powierzchni 20 m2 umieścić możemy 4 stanowiska pracy. Analogicznie, w biurze o powierzchni 60 m2 może pracować około 10-12 pracowników, a na 100 m2 – do 22 pracowników. To nam daje około 5 m2 powierzchni podłogi na pracownika. Miejmy jednak na uwadze, że wirusy nie przestrzegają zalecanych odległości i przepisowe 1,5 m dystansu nie jest remedium na pandemię.

Nowy model pracy

Przez koronawirusa większość z nas miała okazję (a wręcz musiała) pracować zdalnie. Na naszych kanałach komunikacji (Fb, IG, Linkedin) przeprowadziliśmy ankietę “Praca w biurze czy home office?” i okazuje się, że zwolenników pracy z domu jest trochę mniej, niż zwolenników pracy w biurze, ale różnica nie jest aż tak duża.

Co więcej, okazuje się, że praca z domu nie spowodowała spadku efektywności pracowników, a wiele firm deklaruje kontynuację systemu pracy zdalnej całego lub części zespołu. Bardzo zmieniło się podejście firm do kwestii przebywania w biurze i w efekcie możemy spodziewać się popularyzacji nowego, mieszanego modelu pracy, który będzie dawał pracownikom zarówno możliwość pracy z biura, jak i z domu. Już teraz zdarza się, iż nasi klienci mówią o przygotowaniu biura do pracy w systemie zmianowym, gdzie jego użytkownicy będą pojawiać się w nim na zmianę np. co tydzień lub w różnych dniach tygodnia np. po 50% składu. 

W naszej opinii praca zdalna lub częściowo zdalna nie spowoduje jednak zmiany głównej roli biura, które nadal będzie miejscem, gdzie pracownicy identyfikują się z firmą, gdzie tworzą się pomysły oraz przekazuje tajemnice. Nie każdemu też pasują spotkania online również ze względu na np. innych domowników czy dbanie o prywatność.

Jeśli sytuacja spowodowała, że poszukujesz nowego biura lub chciałbyś podnająć niewykorzystywaną powierzchnię, napisz do nas na [email protected] lub zadzwoń pod nr tel. 22 102 12 11. Posiadamy w ofercie biura gotowe do wprowadzenia i na elastycznych warunkach, wiele z nich znajdziesz w wyszukiwarce https://biuronamiare.pl. Pomagamy także właścicielom w wynajmie powierzchni biurowej.