6 praktycznych wskazówek, jak zorganizować biuro w dobie pandemii

Powrót pracowników do biur to wyzwanie dla biznesu. Tym bardziej, że w styczniu 2022 padł rekord liczby zachorowań. Mimo to firmy deklarują stopniowy powrót z pracy zdalnej – na stałe lub w systemie rotacyjnym. Pogodzenie bezpieczeństwa pracowników z efektywnym wykorzystaniem przestrzeni leży na barkach osób odpowiedzialnych za zarządzanie biurem i organizację pracy. Kluczowa w tym wypadku jest analiza: czy obecna przestrzeń biurowa nadal spełnia swoje funkcje i czy jest przystosowana do wymogów bezpieczeństwa. Na co należy zwrócić uwagę? 

Poniżej przedstawiamy praktyczne wskazówki jak zorganizować biuro.

1. Zwiększ odległość między biurkami

Praca w trybie hybrydowym w wielu organizacjach to standard i aktualnie dotyczy ona firm w mniejszym lub większym stopniu. Wiąże się to, z dostosowaniem przestrzeni biurowej do nowego modelu. Czego zarządzający przestrzeniami mogą się spodziewać? Przede wszystkim należy rozważyć, czy dotychczasowy układ pomieszczeń wspiera bezpieczeństwo osób, które w nim przebywają. W praktyce może to nawet oznaczać konieczność podzielenia biura (zwłaszcza typu open space) na strefy lub mniejsze gabinety. Trzeba również zwrócić uwagę na konieczność zwiększenia odległości między stanowiskami pracy. Możemy również zastosować dodatkowe rozwiązania, które pomogą zachować odpowiednią dystans między pracownikami np. nakładki z pleksi na stacje robocze.

2. Rozważ rozwiązanie typu Hot Desk

Jeśli zdecydujemy się na rotacyjny model pracy, to powinniśmy także wziąć pod uwagę rozwiązanie typu hot desk, o którego wadach i zaletach wcześniej pisaliśmy na naszym BLOGU. Ten sposób organizacji pracy pozwala zaoszczędzić metry kwadratowe, ale konieczne może okazać się wstawienie odpowiednich szafek na rzeczy dla każdego z pracowników. Nie jest to model pracy dla każdej firmy, dlatego warto uprzednio dowiedzieć się, jakie zdanie na ten temat mają pracownicy, których powrót do biura najbardziej dotyczy. 

3. Zadbaj o obecność odpowiednich środków dezynfekcji

Nie podlega dyskusji, iż w biurze w widocznych miejscach powinny znajdować się środki dezynfekujące, które umożliwią łatwe wyczyszczenie mebli i sprzętu, aby były bezpieczne dla kolejnych użytkowników. Osobną kwestią organizacyjną jest także ustalenie wszelkich zasad związanych z higieną w miejscu pracy, szczególnie w miejscach wspólnych oraz w pomieszczeniach socjalnych (kuchnia, toalety).

4. Organizuj spotkania online

To, co na pewno już z nami zostanie po pandemii, to w dużym stopniu zastąpienie spotkań na żywo, spotkaniami online. Tak w przypadku pracowników przebywających na home office, jak i kontrahentów firmy. W związku z tym firmy powinny zainwestować w odpowiedni sprzęt dla pracowników działających zdalnie, jak również zadbać o miejsce w biurze przystosowane do przeprowadzenia profesjonalnych wideokonferencji z kontrahentami. 

5. Wprowadź system zarządzania biurem

Innowacją w pandemicznych czasach są systemy zarządzania biurem, które wspierają zarówno organizację, jak i bezpieczeństwo w pracy. Dotyczą one takich kwestii jak:

  • planowanie obecności w biurze,
  • rezerwacji biurek,
  • rezerwacji sal konferencyjnych,
  • rejestrowanie i zgłaszanie obecności gości w danym dniu.

Tego typu aplikacje dostarczają także informacji na temat liczby osób przebywających w biurze, dzięki czemu można kontrolować, czy danego dnia pracowników nie będzie za dużo.

6. A może nowe biuro?

Może się jednak okazać, że obecna przestrzeń nie spełnia odpowiednich norm lub trudno ją dostosować. Nie warto jednak, aby z tego powodu całkowicie rezygnować z pracy w biurze. Jakkolwiek praca zdalna ma swoje zalety, to utrzymanie kultury organizacyjnej i relacji między pracownikami jest w jej przypadku znacznie trudniejsze.

Jeśli interesuje Cię tematyka organizacji biura w dobie pandemii, zapraszamy do naszego poprzedniego artykułu: Biura na nowo. Co koronawirus zmieni w projektowaniu biur i stylu pracy? 

W przypadku, gdy duża część zespołu pracuje zdalnie lub rotacyjnie, a obecne biuro jest za duże, warto rozważyć renegocjację obecnej umowy lub rozpocząć poszukiwania nowej powierzchni. W Biurze Na Miarę wspieramy firmy na każdym etapie zmiany biura — od poszukiwań, po negocjację umowy i wykończenie powierzchni. Zadzwoń do nas, tel. 22 102 12 11, lub napisz na [email protected]

Możesz również przeglądać aktualnie dostępne biura do wynajęcia w Twoim mieście: