Umowa najmu odgrywa kluczową rolę w procesie pozyskiwania Twojego wymarzonego biura, jako że reguluje wszelkie aspekty prawne pomiędzy stronami. Na dobrze przygotowanym dokumencie powinno zatem zależeć zarówno wynajmującemu, jak i najemcy, a sama umowa ma za zadanie chronić interesy obu stron. Poniżej przedstawiamy elementy, które muszą znajdować się w umowie najmu biura, tak by była zredagowana w sposób jasny, rzetelny i z uwzględnieniem wszelkich istotnych postanowień.

O czym nie możemy zapomnieć, podpisując umowę najmu?

1.Dane dotyczące stron

Pierwsza część umowy naturalnie zawiera wszelkie dane dotyczące stron, w tym m.in. adres, numer KRS, REGON, NIP, informacje o kapitale zakładowym oraz o reprezentacji i wskazaniu upoważnionych osób kontaktowych na potrzeby wykonywania umowy.

2. Dokładne wskazanie przedmiotu najmu

Dokument powinien również wskazywać, co jest przedmiotem najmu, regulując przy tym szereg warunków biznesowych takich jak m.in. położenie przedmiotu najmu, jego powierzchnię, miesięczną wysokość czynszu wraz z uwzględnieniem stawki za opłaty eksploatacyjne oraz parking lub meble, jeśli one również stanowią przedmiot umowy, a także wszelkie inne opłaty dodatkowe. Warto zawrzeć tu dokładny opis lokalu, z uwzględnieniem informacji o tym, co będzie wchodziło w ewentualne części wspólne.

3.Czas trwania umowy, okres najmu i opcje przedłużenia

Ustalenie czasu trwania umowy jest kwestią kluczową, ponieważ to od niej zależy m.in.  okres wypowiedzenia. Przy umowie na czas nieoznaczony, każda ze stron może ją wypowiedzieć w dowolnym momencie trwania umowy, przy zachowaniu oznaczonego w niej okresu wypowiedzenia bądź w przypadku braku umownego oznaczenia, bazując na terminie kodeksowym. W przypadku umowy najmu zawartej na czas oznaczony strony wskazują w treści umowy czas jej trwania.

4. Określenie praw i obowiązków stron

Ważne jest, aby w umowie najmu biura wskazać prawa i obowiązki obu stron, związane zarówno z przekazaniem przedmiotu najmu, jak i z samym z niego korzystaniem. Wśród praw i obowiązków wynajmującego powinny znaleźć się m.in. kwestie dotyczące umożliwienia wynajmującemu dostępu do przedmiotu najmu, dostarczania usług związanych z najmem biura i regulacje odnośnie do urządzeń zapewnianych przez wynajmującego w budynku oraz wszelakich spraw technicznych. 

Po stronie najemcy powinny znaleźć się obowiązki związane z opłatą, kaucją bądź ubezpieczeniem. Oprócz tego konieczne są zapisy regulujące korzystanie z przedmiotu najmu, w tym m.in. uprawnienia do korzystania z części wspólnych, zapewnienie stosowania się do udostępnionego przez wynajmującego regulaminu budynku, kwestie związane z korzystaniem z zapewnionych przez wynajmującego urządzeń, czy też możliwości oddania przedmiotu najmu w podnajem bądź dzierżawę osób trzecich.

5.Kwestie związane z kaucją oraz opłatą

Kaucja jako zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązań najemcy, które wynikają z umowy, również powinna być z niej szczegółowo wyodrębniona.       W umowie najmu biura należy zatem uwzględnić regulacje dotyczące wysokości kaucji, wraz ze wskazaniem w niej m.in. rachunku bankowego wynajmującego, terminu w jakim najemca powinien wpłacić wspomniane zabezpieczenie oraz informacje o jej zwrocie po zakończeniu najmu. 

W dokumencie muszą znaleźć się także kwestie związane z opłatą za dane okresy rozliczeniowe, w tym wskazanie terminu i sposobu jej płatności oraz naturalnie wysokość miesięcznego czynszu i ewentualnych opłat dodatkowych związanych między innymi z najmem mebli, parkingiem czy też mediami. Bardzo często możemy się spotkać również z tzw. klauzulą waloryzacyjną, mającą na celu dostosowanie ówczesnej stawki do aktualnej sytuacji gospodarczej kraju.

6.Ubezpieczenie wynajmowanego lokalu

Standardowym zapisem w umowie najmu biura jest również zapis o ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w budynku i lokalu. Najemca tym samym zobowiązuje się do wykupienia i utrzymywania wspomnianego ubezpieczenia, które obejmuje okres trwania najmu, a także na udostępnienie wynajmującemu kopii polis potwierdzających jego obowiązywanie.

7.Informacje o zwrocie przedmiotu najmu

Regulacje te odnoszą się m.in. do terminu, w którym najemca zwróci wynajmującemu przedmiot najmu po wygaśnięciu bądź rozwiązaniu podpisanej umowy, ale także stanowią o ewentualnej karze umownej w wyniku zwłoki bądź informacje o przywróceniu przedmiotu umowy do stanu, w którym został przekazany.

8.Postanowienia końcowe

W postanowieniach końcowych powinny znaleźć się m.in. informacje o dacie, z którą wchodzi w życie niniejszy dokument (zazwyczaj jest to dzień podpisania umowy), zgoda na przetwarzanie danych kontaktowych najemcy w celach informacyjnych dotyczących realizacji umowy oraz o określeniu adresów do doręczeń stron oraz zapis o prawie właściwym.

9.Załączniki

Integralną część umowy stanowią również załączniki. Wśród nich warto zawrzeć m.in. regulamin korzystania z budynku, plan powierzchni lub miejsc parkingowych. Co ciekawe, coraz częściej w takim regulaminie znajdziemy też m.in. zezwolenie na obecność w budynku czworonogów!

Podpisując umowę najmu biura, należy pamiętać o tym, że bardzo często jest to  zobowiązanie na lata. W związku z tym powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na dogłębną analizę treści dokumentu, a w razie pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości u którejś ze stron — konieczne będzie wyjaśnienie poszczególnych jej postanowień. 

Potrzebujesz pomocy z umową najmu bądź jesteś zainteresowany współpracą przy wynajmie biura? Napisz na [email protected] lub zadzwoń na +48 22 299 17 27. Zapraszamy do kontaktu!