Małe i średnie firmy poszukujące biura na wynajem decydują się czasem na prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym. Dzieje się tak, bo mieszkanie kusi przede wszystkim nieco niższą ceną za metr kwadratowy powierzchni. Jednak jak mówi ekspertka od BHP i p.poż. Justyna Augustyniak – aby legalnie prowadzić firmę w budynku mieszkalnym, należy sprawdzić czy wynajmowany lokal jest zaadaptowany i formalnie przeznaczony do prowadzenia działalności gospodarczej. Niespełnienie tego obowiązku wiąże się z konsekwencjami finansowymi, a nawet zakazem korzystania z lokalu, co może skutecznie sparaliżować działanie firmy. Dotyczy to firm w formie spółek jak i jednoosobowych działalności gospodarczych, które zatrudniają co najmniej jednego pracownika. Takiego obowiązku nie muszą spełniać freelancerzy, którzy pracują z domu.

Przekształcenie lokalu

Jeśli decydujemy się na prowadzenie firmy i zatrudnianie pracowników w lokalu w budynku o charakterze mieszkalnym, musimy mieć świadomość, że automatycznie zmienimy docelową funkcję tego lokalu z mieszkalnej, na użytkową. – Sam fakt prowadzenia firmy z co najmniej jednym pracownikiem lub przyjmowaniem klientów uznaje się za zmianę docelowego przeznaczenia lokalu – zaznacza ekspertka.

W pierwszej kolejności należy upewnić się, czy miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego w ogóle dopuszcza możliwość prowadzenia funkcji usługowej na danym obszarze. Zmiana sposobu użytkowania lokalu zawsze wymaga zgłoszenia w starostwie lub urzędzie miasta na prawach powiatu, przynajmniej na 30 dni przed wprowadzeniem faktycznych zmian w tym lokalu.

W zgłoszeniu należy:

• określić dotychczasowy, a także planowany sposób użytkowania,
• dołączyć opis i rysunek z zaznaczeniem lokalu,
• wykonać opis techniczny,
• przedstawić zaświadczenie o zgodności zamierzonego sposobu użytkowania z warunkami określonymi w aktach planistycznych i dokument potwierdzający prawo do dysponowania lokalem.

Higiena i bezpieczeństwo

Zatrudnianie pracowników czy przyjmowanie klientów w danym lokalu zmienia m.in. warunki sanitarno-higieniczne, bezpieczeństwa pracy, czy bezpieczeństwa pożarowego. Wobec tego będziemy potrzebowali uzgodnień i opinii takich instytucji, jak Straż Pożarna czy Inspekcja Sanitarna. Ponadto, jeśli zmiana mieszkania na lokal użytkowy wymaga przeprowadzenia znaczących prac budowlanych, niezbędne będzie uzyskanie decyzji o pozwolenie na budowę.

Planując prowadzenie firmy w przekształconym mieszkaniu musimy wziąć pod uwagę również wspólnotę mieszkaniową. Co prawda nie może ona zakazać prowadzenia działalności czy zmian w lokalu, ale zarząd wspólnoty może np. podjąć decyzję o naliczeniu większych opłat za eksploatację części wspólnych budynku, jeśli nasza działalność wiąże się ze zwiększonym ruchem klientów.

Musimy mieć również świadomość, że przekształcenie mieszkania w biuro nie zawsze będzie możliwe, np. ze względu na niespełnienie warunków technicznych (zbyt wąskie klatki schodowe).

Konsekwencje łamania przepisów i kary pieniężne

Chęć pozornej oszczędności i zaniedbanie przekształcenia lokalu może nas słono kosztować. Gdy właściwe organy mają podejrzenia o łamaniu przez nas przepisów lub otrzymają takie zawiadomienie od innych (np. niezadowolonych sąsiadów, kontrahentów czy pracowników), kontrolę mamy pewną jak w banku.

Zmiana sposobu użytkowania lokalu bez wymaganego zgłoszenia traktowana jest jako samowola budowlana. Przede wszystkim możemy spodziewać się interwencji inspektora nadzoru budowlanego, który wstrzyma korzystanie z lokalu, nakaże dostarczenie właściwej dokumentacji i nałoży opłatę legalizacyjną (w przypadku bezprawnego wykorzystywania mieszkania na cele biurowe będzie to koszt około 60 tys. zł), a w razie niezastosowania się do poprzednich wytycznych wyda nakaz przywrócenia poprzedniego sposobu użytkowania. Oprócz opłaty legalizacyjnej inspektor może nałożyć również karę grzywny do 2 tys. zł za samowolną zmianę sposobu użytkowania.

Jeśli lokal nie spełnia odpowiednich warunków do pracy – a niedostosowane lokale mieszkalne zazwyczaj ich nie spełniają – wówczas do naszych drzwi może zapukać także pracownik Państwowej Inspekcji Pracy. Jako pracodawca jesteśmy zobowiązani do zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Kary za niedopełnienie tych obowiązków oscylują w granicach od 1 tys. do nawet  40 tys. zł, a w szczególnych przypadkach nawet 3 lata więzienia.

Nie bez znaczenia pozostaje również kwestia podatków od nieruchomości. Stawka za lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza jest 30-krotnie wyższa od stawki za lokal mieszkalny. Pracownicy urzędu gminy lub miasta mają prawo do skontrolowania lokalu, naliczenia wyższego podatku właścicielowi nieruchomości i wyznaczenia grzywny.

Poszukujesz biura skrojonego na miarę Twojego biznesu? Napisz do nas na [email protected] lub zadzwoń pod nr tel. 22 102 12 11. Nasi specjaliści przygotują propozycje lokali biurowych, doradzą najlepsze rozwiązania, skutecznie poprowadzą proces negocjacji najkorzystniejszych warunków umowy.

Na zdjęciu Justyna Augustyniak, ekspert BHP&PPOŻ, wideo blogerka prowadząca kanał Live by BHP na platformie Facebook