Wynajem biura to wbrew pozorom nie lada wyzwanie, angażuje w firmie wiele osób i jest sporym wyzwaniem logistycznym.  Dla firm, które planują przeprowadzkę lub są w jej trakcie, przygotowaliśmy zestaw pytań, które pomogą Ci podejść do tematu wynajmu z większym spokojem.

1. Jakiej wielkości biura potrzebujesz?

Zastanów się ile metrów kwadratowych ma Twoje obecne biuro i jak teraz pracuje się Wam na takim metrażu? Czy nie jest za ciasno i trochę tłoczno? Czy wręcz odwrotnie – część przestrzeni nie jest efektywnie wykorzystywana? Nowe biuro to okazja do optymalizacji jego powierzchni.

Ustal planowaną liczbę pracowników na czas trwania potencjalnej umowy. W tym celu przeanalizuj plany rozwojowe firmy na najbliższe 3-5 lat (na taki okres zazwyczaj zawierane są umowy najmu tradycyjnego biura). Zbyt trudne do określenia? Wtedy można rozważyć wynajęcie biura w budynku, w którym działa przestrzeń coworkingowa (taka opcja ratunkowa przyda się np. w sytuacji, gdy zespół powiększy się, a zmiana biura akurat w tym momencie nie będzie się opłacać, ze względu na wygasającą umowę najmu) lub wynająć biuro w coworkingu na bardziej elastycznych warunkach (umowa na rok).

Wspólnie określcie czy lepiej będzie wam pracować na open space, w gabinetach czy w układzie mieszanym. Najwięcej m2 będzie potrzebnych do wydzielenia pomieszczeń i ciągów komunikacyjnych w układzie gabinetowym. Open space jest pod tym względem korzystniejszy ekonomicznie, ale nie każdemu odpowiada taka forma pracy.

Przeanalizuj obecny podział biura. Z których pomieszczeń najmniej korzystacie, a które mogłyby być większe? Być może np. zbyt duża recepcja lub źle zorganizowane archiwum kradną cenne metry kwadratowe. Pracownicy rozkładają się z lunchem na stanowisku pracy? Powiększenie kuchni o jadalnię rozwiązałoby ten problem.

Aby wstępnie określić metraż jaki potrzebujesz skorzystaj z KALKULATORA powierzchni. Pod nim znajdują się propozycje dopasowanych ofert.

2. Jaka lokalizacja?

Wybierając lokalizację nowej siedziby warto brać pod uwagę nie tylko preferencje szefa lub zarządu, ale także zastanowić się skąd i czym dojeżdżają najcenniejsi pracownicy oraz kontrahenci firmy, tak, aby nieprzemyślana zmiana nie odbiła się negatywnie na kadrze, a w konsekwencji i na biznesie. Długie dojazdy i stanie w korkach mogą jednych i drugich skutecznie zniechęcić. Centrum miasta w porównaniu z okolicznymi dzielnicami jest bardziej prestiżowe i lepiej skomunikowane (metro, tramwaje, autobusy), ale musimy się liczyć ze znacznie wyższymi kosztami najmu biura oraz deficytem miejsc parkingowych. Przy wyborze lokalizacji ważny jest charakter działalności firmy. Jeśli np. w firmie pracują przede wszystkim mobilni przedstawiciele handlowi, to bardziej trafnym wyborem będzie lokalizacja bliżej dróg wylotowych oraz biurowiec z dużym parkingiem, niż zatłoczone centrum z drogimi miejscami postojowymi.

3. Jaki styl wnętrz i układ biura?

Zarówno styl wnętrz, jak i układ biura muszą współgrać ze specyfiką firmy. Przeanalizuj typowy dzień pracy w Twojej firmie, żeby ustalić jakich pomieszczeń potrzebujecie. Jeśli Twoją siedzibę często odwiedzają klienci, to niezbędne będą salki do spotkań i większa recepcja, w której będą mogli zaczekać. Jeśli działalność firmy związana jest z przechowywaniem dużej ilości dokumentów, to najbardziej wskazanym miejscem na nie będzie archiwum. Gdy praca wymaga skupienia, to na pewno bardziej będą służyły temu gabinety. Dla częstych burz mózgów najlepszą opcją będzie open space lub duża sala spotkań.

Nawet jeśli wybierzecie open space, to warto wydzielić pokoje do pracy w ciszy. Część pracowników często pracuje poza biurem? Być może warto zrezygnować z przypisanych na stałe stanowisk pracy na rzecz zajmujących mniej miejsca hot-desków. Nie zapominajmy również o popularnych strefach chillout, szczególnie gdy mamy do czynienia z pracą twórczą lub dość obciążającą. To tylko kilka przykładów..

Styl wnętrza to kolejna kwestia, której nie możemy pominąć, ponieważ jest jednym z elementów budujących wizerunek firmy. Aby biuro współgrało z firmą, designerskie inspiracje powinniśmy czerpać przede wszystkim z charakteru naszej marki. Do instytucji finansowej lub kancelarii bardziej będzie pasować eleganckie biuro w klasycznym stylu, niż kolorowe biuro o luźnym i niekonwencjonalnym wystroju. Z tym drugim z kolei lepiej będzie identyfikować się firma z branży kreatywnej lub startup.

Rodzaj budynku w dużym stopniu decyduje o układzie biura i stylu wnętrz. Biur z klimatem raczej będziemy szukać w kamienicach biurowych lub postindustrialnych budynkach. W kamienicach najczęściej będą to wysokie lokale podzielone na gabinety. W loftach znajdziemy wysokie, otwarte pomieszczenia z odsłoniętymi instalacjami lub czerwoną cegłą. Nowe biurowce oferują natomiast pomieszczenia w nowoczesnym stylu z podwieszanymi sufitami i podnoszonymi podłogami, które można dowolnie dzielić.

4. Jaki budżet?

W błędzie jest ten, kto myśli, że budżet na nowe biuro zawiera tylko czynsz za metry zajmowanej powierzchni. Poza czynszem, do stałych, miesięcznych kosztów najmu biura doliczyć należy czynsz za powierzchnie wspólne budynku, opłatę eksploatacyjną związaną z utrzymaniem budynku, media (prąd, woda, Internet) oraz koszt miejsc parkingowych. Koszty jednorazowe, które poniesiemy na początku to kaucja (3-miesięczna faktura brutto najemcy), koszt wykończenia powierzchni (wynajmujący może wykończyć dla nas biuro w standardzie budynkowym, natomiast za wszystko ponad ten standard zapłacimy z własnej kieszeni) oraz meble. Miejmy na uwadze te koszty wyznaczając budżet na nowe biuro. Dokładne wyliczenie naszych możliwości finansowych pozwoli zawęzić poszukiwania oraz uniknąć późniejszych rozczarowań.

5. Jakich udogodnień potrzebuje firma?

Charakter działalności firmy będzie również definiować potrzebne udogodnienia jakie oferują budynki biurowe: Uchylne okna, klimatyzacja, udogodnienia dla niepełnosprawnych, duża liczba miejsc parkingowych, parking dostępny dla gości, winda towarowo-osobowa, centrum konferencyjne, możliwość wynajęcia magazynu, kantyna w budynku, punkty handlowo-usługowe itp. – na czym zależy Twojej firmie? Sprecyzowane wymagania co do udogodnień już na początku zdyskwalifikują część budynków biurowych. A im bardziej specyficzne potrzeby, tym trudniej o znalezienie odpowiedniego biura, dlatego nie warto czekać na ostatnią chwilę.

6. Ile mam czasu?

Powtórzmy to jeszcze raz – nie czekajmy na ostatnią chwilę! Spójrzmy kiedy kończy się umowa najmu obecnego biura i ile trwa okres wypowiedzenia. Od momentu rozpoczęcia poszukiwań do wprowadzenia możemy przyjąć około 10-16 miesięcy (szczególnie w przypadku dużych powierzchni, wynajem mniejszego biura trwa krócej). Czemu to tyle trwa? Proces poszukiwania i oglądania nieruchomości zajmie nam od 1 do 2 miesięcy. Wybór spośród wszystkich oglądanych nieruchomości tych kilku najlepszych i negocjacje warunków umowy z właścicielami trwa około 2-4 miesięcy. Kolejne 2 miesiące to przygotowanie space planu przez architekta, uzgodnienia, poprawki. Wykończenie powierzchni trwa od 3 do 5 miesięcy. Około 1-2 miesięcy powinniśmy założyć na opuszczenie poprzedniego biura i przeprowadzkę. Warto również uwzględnić około 2 miesięcy “zapasu” na wypadek np. opóźnień w wykończeniu powierzchni. Oczywiście istnieją również szybsze opcje, takie jak biura serwisowane, coworking lub podnajem gotowego biura po innym najemcy. Natomiast jeśli chcemy żeby nasze nowe biuro było skrojone na miarę naszej działalności, musimy poszukiwania rozpocząć odpowiednio wcześniej.

7. Czy poradzisz sobie sam z formalnościami?

Nowe biuro to też szereg formalności, m.in. analiza zapisów umowy, analiza kosztów eksploatacyjnych i wyceny aranżacji powierzchni, negocjacje warunków umowy i zachęt finansowych (takich jak np. wakacje czynszowe, budżet na aranżację, dodatkowy budżet na meble), projekt aranżacji wnętrza. Większość tych kwestii wymaga specjalistycznej wiedzy, m.in. znajomości prawa w dość szerokim zakresie, znajomości lokalnego rynku nieruchomości komercyjnych czy wiedzy architektonicznej. Wynajem biura nie jest czymś, co firmy robią na co dzień, dlatego polecamy skorzystać z pomocy jednego z naszych doświadczonych specjalistów, który zrobi przegląd wszystkich dostępnych na rynku biur, przygotuje oferty dopasowane do potrzeb Twojej firmy, doradzi najlepsze rozwiązania, wynegocjuje najkorzystniejsze warunki i dopilnuje formalności.

8. Jak zorganizować pracę na nowo?

W trakcie poszukiwania biura musimy przede wszystkim myśleć perspektywicznie. Także o tym, jak prężnie ruszyć z pracą w nowym miejscu. Pamiętaj o zmianie adresu siedziby firmy w KRS oraz o zaktualizowaniu materiałów marketingowych. Jeśli działalność firmy związana jest z przyjmowaniem kontrahentów, to powinniśmy poinformować ich odpowiednio wcześniej o nowym adresie.

Jeśli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w procesie wynajmu biura napisz do nas na [email protected] lub zadzwoń pod nr tel. 22 102 12 11.